致新用户

尊敬的用户您好：

在使用软件之前，建议您先通读一下此篇文档，能帮助到你理清思路。

将软件用好你觉得难吗？ 它的原因是什么呢？ 

①职员素质不太高学不太懂；

②旧软件操作习惯了新流程还不熟悉；

③生意太忙了今天学一点明天学一点后天就忘记了；

④刚开始还好，使用到后边就会数据混乱，不好对账，感觉还没有手工准确。

觉得难的用户大致是以上四个原因，这些是不断调研出来的结果；为此我们针对以上情况做了一些建议方案希望对您有所帮助。

将软件用得简单怎么做?

①让所有人意识认为它不难。

软件在权限做好之后，每天的工作就是开单打印，不需要线下统计报表，维护本地数据库，告别手工开票。     

难的地方是基础信息搭建，来肯的培训老师会远程指导大家怎么来做，随时有问题直接找我们一对一处理。

规范操作习惯，避免做漏做错。

四单一查：采购单、销售单、收付款单、费用单，查库存；

日清月结：每天的收支需要清账，每月底要做月结算。

②清晰的认识习惯问题。正确引导来肯的优势和价值。

有软件使用经验的情况主要的矛盾是习惯性问题，希望新软件有旧软件的所有功能且吻合操作习惯，并且能解决老软件不能解决的一些问题，这种情况是正常的需求，但是作为老板我们要明白，我们为什么要上线来肯，它能为你解决的问题是什么，我们要正向的进行引导，软件作为一个工具，要用起来才能产生价值。所以这个情况我们需要引导职员，软件不同功能肯定是有所差异，一个产品肯定不能兼顾所有产品的优点，使用来肯能给大家带来什么效果A:app电脑PC数据一体化，告别销售不清楚库存、价格等内部沟通，给客户展示产品，拿手机APP快速查找告别过去随身背很多产品资料;B:自营订货商城，引导下级客户商城下单，告别录单麻烦录单不准确的现象，C:云端产品，告别服务访问问题，速度慢，老是掉线，还需要不断清理数据的日常软件维护；从而引导员工的使用热情，快速体现来肯软件的价值。

③坚持每天花30分钟学习

生意好是一个好事情，但是问题未能解决带来的就是更多的工作量，尤其是在工作任务繁忙的时候，引入一个解决方案提高工作过程中的效率，这种是所有职业都期望的，所以我们要抽空学习产品，并按节奏进行基础资料的创建。第一，参加来肯设计的新手培训课程，参加3-4次每次1小时，大多数用户都可以学会；第二，帮助中心观看新手帮助资料自学，每天自学半小时，并且希望先自学有一个大概理解后，进行在线一对一培训效果会更好。

④将基础资料搭建方式与自己的“库房、销售”结合起来，避免开单错误、拣货错误，提高他们的工作效率。

数据混乱，对账不清楚，不方便，大多数原因是产品分类、客户分类、客户等级，不需要的冗余的功能开启了。这个情况的原因是做期初基础数据的时候没有做好，导致后期报表的的数据查询出来不是我们想要的。下边的内容就是介绍基础资料对一个公司的重要性，我们需要怎么进行规范。希望所有用户都能掌握，这是众多用得好的用户共同的一个特点

下边分享如何编辑商品资料是适合你自己的。

用好软件四要素

<第一部分>：商品信息的搭建规则

建立基本信息很关键，就像盖房子打地基一样重要。地基打得好坏，决定你的楼层能盖多少层？一个企业的进销存软件运用好与否。基本信息的建立起到至关重要的作用。市面大部分的进销存软件的产品、客户、供应商信息都是采用树形分类，所以，分类的合理与否就涉及到后面需要的报表能否出得来。

另外，基本信息建立必须遵循五个原则：

1、统一的编号规则；

2、统一的命名规则；

3、产品名称、客户名称必须完整唯一。

4、专人负责在统一编号、命名规则下建立完整的产品名称、客户名称。不允许出现客户简称、产品简称等情况。

5、产品名称必须是细化到最小的单元格。

举例说明：

①商品名称建议直接命名

例如：联想电脑扬天系列T4900DI54G500G1G独显DVD刻录。公式=品牌+产品+系列+具体型号、配置。这样的命名方式可以避免产品名称重复、不唯一，带来库存管理的混乱。

②客户公司命名就坚持全名

例如：昆明威豪计算机有限公司，就必须命名为全名。避免昆明威豪，威豪计算机、威豪公司、威豪软件、威豪计算机公司等简称。否则，你的应收款管理很混乱，你会发现，昆明威豪账上挂着一笔应收，威豪计算机账上也有应收，威豪软件上也有应收，你怎么管得清楚到底总的有多少应收呢。

③期初公司的银行账户和老板、法人的私人账户必须分开

否则，老板要用钱直接就从公司账户里面支取，客户什么时候打款过来也不清楚。现金银行肯定很混乱。虽然说公司的钱也是老板的钱，从规范的财务角度讲，就算老板要用公司里面的钱，也得有凭证才从财务处支取，这样，出纳的现金、银行日记账才会清晰明了。

<第二部分>：录入必要的期初数据

比如期初库存商品、期初应收、期初现金银行等。

①录入期初是手工帐和电脑账衔接的过程，只有把期初的数据尽可能的盘点清楚，后面公司管理越容易理顺。如果期初不准，后期的数据分析、报表查询就没有多大作用和意义了，因为期初数据不准，过程管理得再好，最后的数据也不准。

②必须在业务过程中逐步去调整数据，把软件的账面库存和仓库的实物库存盘点核对清楚。通过期初库存调整或库存管理的报损、报溢来调整库存。再把往来核对清楚、管理好应收应付、现金银行等。

<第三部分>：日常业务的处理，人员权限的规范

日常业务处理注意几点就可以：

一、管库存的，一般不开进货类、出货类单据，管理库存的人，只需要管好库存商品数量，不能自己去做单子。

仓库只需确保库存商品不被偷、被盗、水淹，确保实物入库数量、型号和入库单数量、型号一致，确保出库数量、型号和出库单一致。发货、配货必须见单照单执行，准确无误的发货、配货。

二、进货和销售必须分开，专人负责。

建议一人开采购单，一人审核、一人过账；人手不够的情况也可以一人开单，另外一人审核兼顾过账。至少保障进货有人负责、销售有人负责、仓库有人负责。各司其责，在自己岗位权限范围内工作。分工合作。

·管理往来的，负责把每一笔款项找到对应的出入库单据，及时准确的勾兑，管理好客户的信用额度、信用周期，统计出超期应收，简单的做一些账龄分析，资金周转率等分析。

·所有采购类、销售类、库存类、费用类、收入支出类单据快速及时准确的录入系统并审核过账，当日事，当日毕。杜绝业务有单不录，有单不审，有审核过的单子不及时过账、录单不准确、录单不及时，只有这些情况杜绝了，才能确保数据准确，报表无误，数据报表分析可以帮助企业制定更细更好的营销政策、销售方法、内控体系等。

·费用的明细科目尽量建立完善，方便后期的财务费用核算，更好的做财务预算，节省开支，把每一笔费用花在最有价值的地方。一般可以核算到部门、职员、单位。

<第四部分>：查询报表进行数据统计及分析

进销存软件除了录入简单的基础数据以及日常几张常用单据以外，别的什么都不用做，放心等待报表结果，可以确保报表数据及时准确的呈现给需要数据分析的领导。为企业的发展提供数据支持，提供参考建议。这就是进销存软件具有的使用效果，用户无须操心里面复杂的统计公式，无须再拿着计算器或者算盘加加减减，只要通过单据形式把该录入到软件里的数据都正常录入后，软件就会自动进行运算，快速地给用户展现一目了然的多维度、多角度的业务报表和财务报表。

多种的角色和分工让企业日常的工作能够快速地落实到个人上，每人都可以方便地完成自己的工作，减少互相之间的牵连和等待，从而大大提高了企业内部的运作效率

·尽量让销售人员、采购人员、财务人员、仓管人员等多种角色都参与到软件的管理中来；

·销售人员只负责货品销售方面的工作；

·采购人员只负责货品采购的工作；

·财务人员专门记录财务收支和进行帐户管理；

·仓管人员专门进行货品管理；

综上，软件是否用得好的情况取决于：

①软件的版本、功能、品牌是否选对；占20%

②软件服务商的服务能力以及提供的服务质量；占30%，

③贵公司的管理制度、业务流程、岗位是否清晰、权责分工明细；老板对软件的重视程度；员工质量以及员工对软件的配合度；公司是否有一整套的信息化运用标准、方案。占50%，甚至更多。

软件只有用起来才会充分发挥它应有的价值；希望贵公司能重视信息化建设，配合来肯的培训服务，真正将软件快速用起来；

软件本身就是一个工具，就像一把斧头一样，有人用来砍树，有人用来砍草；

一把绝世好剑在普通人手里也没有多少威力。在武林高手手上，花草树叶都是绝好的暗器。武器随手可得，信手拈来都是厉害的武器。

所以，软件本身无好坏，关键看是否适合您企业目前发展阶段，是否吻合您的企业发展需求；

只有不断在企业信息化这条道路上问道，才会日益精进，找到一条适合自身企业发展的信息化方案。